Integritetspolicy

Kontakt och ansvar

Unikbok tillhandahålls av Unikbok ERP AB, organisationsnummer 559601-0990, Växjö. Kontakta oss på info@unikbok.se om personuppgifter, åtkomst eller radering.

Unikbok ERP AB ansvarar för behandlingen av uppgifter som behövs för våra egna kundrelationer, konton, säkerhet och support. När ett företag använder tjänsten för sina kunders, leverantörers eller anställdas uppgifter behandlas dessa uppgifter för företagets räkning. Ansvarsfördelning och instruktioner för sådan behandling ska regleras i personuppgiftsbiträdesavtal.

Uppgifter och ändamål

Tjänsten behandlar konto- och kontaktuppgifter, företagsuppgifter, behörigheter samt de bokföringsunderlag och andra uppgifter som användaren registrerar eller importerar. Tekniska uppgifter behövs också för inloggning, felsökning och säkerhet.

Uppgifterna används för att tillhandahålla tjänsten och support, skydda konton och uppfylla tillämpliga skyldigheter. Behandling i vår egen kundrelation grundas, beroende på ändamål och relation, på avtal, berättigat intresse eller rättslig skyldighet. Kundens behandling av bokförings- och personaluppgifter följer kundens ändamål och instruktioner.

Den frivilliga Gmail-anslutningen

Du ansluter ett Google-konto till det valda företaget i Unikbok genom att godkänna åtkomst hos Google. Den aktuella anslutningen begär gmail.readonly. Unikbok får inte ditt vanliga Google-lösenord genom denna anslutning.

Unikbok söker efter meddelanden med PDF-bilagor i inkorgen under de senaste 30 dagarna. Google lämnar meddelande- och bilageinformation till tjänsten, vilket kan omfatta meddelande-id, rubriker, datum och innehåll. Funktionen använder PDF-bilagorna som underlag i företagets digitala brevlåda. Den är inte ett arkiv för alla mejl.

Importerade PDF-filer, filnamn, meddelandedatum, kontrolluppgifter för importen och extraherade fakturauppgifter sparas för företagets dokument- och bokföringsarbete. Fakturauppgifter kan bland annat omfatta leverantör, belopp, moms, datum, fakturanummer, OCR-referens och betalningsuppgifter. Åtkomsten används inte för att skicka, ändra eller radera mejl i Gmail.

Gmail-anslutningens förnyelsetoken lagras krypterad och knyts till företaget. För manuell IMAP-anslutning används i stället de server- och inloggningsuppgifter som användaren lämnar.

Dokumenttolkning och mottagare

PDF-underlag, även underlag som hämtats från Gmail, skickas till Anthropic via Claude API för att extrahera uppgifter till den funktion som användaren valt. Själva mejltexten skickas inte till Claude av Gmail-importen. Underlagen kan innehålla personuppgifter om exempelvis kunder, leverantörer eller anställda.

Leverantörer för drift, säkerhetskopiering och nödvändiga meddelanden kan också behandla uppgifter för tjänstens räkning. Uppgifter kan lämnas till behörig myndighet när det krävs enligt lag. Gmail-uppgifter används inte för annonsering eller försäljning och ska inte användas för att träna generella AI-modeller. Användning och överföring av Google-uppgifter omfattas av Google API Services User Data Policy, inklusive dess Limited Use-krav.

Drift och externa leverantörer

Uppgifterna lagras på totalt tre separata lagringsmål: den primära servern och två lagringsmål för säkerhetskopior. Externa leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES, bland annat vid dokumenttolkning. Kontakta info@unikbok.se för aktuell information om leverantörer, lagringsplatser, avtal och tillämpliga skyddsåtgärder.

Lagring och frånkoppling

Gränsen 30 dagar gäller vilka mejl som söks vid hämtning, inte hur länge redan importerade bokföringsunderlag sparas. Dessa underlag följer företagets dokumenthantering, avslut och tillämpliga bevarandekrav.

Med Koppla från tas den lokala Gmail-anslutningen för företaget bort och fortsatta hämtningar stoppas. Redan importerade dokument finns kvar. Du kan också återkalla Googles tillstånd under anslutningarna i ditt Google-konto. Radering av importerade uppgifter är en separat åtgärd; kontakta info@unikbok.se för en begäran och information om tillämpliga undantag och säkerhetskopior.

Dina rättigheter

Beroende på behandlingen kan du begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller dataportabilitet och invända mot viss behandling. Du kan återkalla ett samtycke för framtida behandling där samtycke är den rättsliga grunden. Rättigheter kan begränsas av exempelvis skyldigheter att bevara räkenskapsinformation. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Om uppgifterna behandlas för en kunds räkning hjälper vi till att hänvisa begäran till rätt företag.