Kassarapport 2026

Bokföringsexempel: Z-rapport med kontant, kort och Swish

Bokföringsexempel: kortinlösarens utbetalning med avgift

Bokföringsexempel: kassaunderskott 50 kr

Vanliga konton för kassarapporten

Bokföringsperiod för kassarapporter

Vad är en kassarapport?

En kassarapport är dagens sammanställning av försäljningen i kassan. I ett kassaregister heter den Z-dagrapport och tas fram när dagen stängs. En X-dagrapport är en kontrollrapport som kan tas ut under dagen utan att nollställa något.

Z-dagrapporten är en del av underlaget för dagens gemensamma verifikation. Även kontrollremsa eller journalminne samt sammanställningar för kort och elektroniska betalningar ska ingå där det krävs.

Vad måste en kassarapport innehålla?

En Z-dagrapport från ett kassaregister ska bland annat visa företagets namn och organisationsnummer, kassaregistrets tillverkningsnummer, datum och löpnummer, total försäljning, moms per momssats, försäljning per betalningssätt samt returer, rabatter och kvittokopior. Ett tillverkardeklarerat kassaregister tar fram rätt innehåll automatiskt.

Har du ingen skyldighet att använda kassaregister gör du en egen kassarapport. Den bör minst innehålla datum, löpnummer, försäljning per momssats, betalningssätt, kassabehållning vid dagens början och slut samt eventuell kassadifferens, och vara signerad av den som räknat kassan.

Vem måste ha kassaregister?

Företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning ska registrera försäljningen i ett kassaregister. Enligt Skatteverket räknas även kort, Swish och andra elektroniska betalningar som kontant betalning i de här reglerna.

Du behöver inte kassaregister om den kontanta försäljningen, inklusive kort och Swish, är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår: 236 800 kr för 2026 och 238 400 kr för 2027. Självständiga verksamheter inom samma företag kan behöva bedömas var för sig enligt skatteförfarandelagen. Fakturerad försäljning som betalas senare räknas inte in.

Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat, kopplat till en certifierad kontrollenhet eller ett kontrollsystem och anmält till Skatteverket.

Var köper man ett kassaregister – och hur kommer man igång?

Skatteverket säljer inte kassaregister och rekommenderar inga leverantörer. Däremot publicerar Skatteverket två listor som visar vad som är godkänt: en lista över tillverkardeklarerade kassaregister och en lista över certifierade kontrollenheter. Köp ett kassaregister som finns på listan, och kontrollera att det kopplas till en certifierad kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Listorna uppdateras regelbundet.

Skatteverket testar inte själv att kassaregistren uppfyller kraven – det är tillverkarens ansvar. Fråga därför leverantören om kassaregistret uppfyller de nya kraven som gäller från 1 januari 2027 (SKVFS 2021:17) innan du köper.

Innan du börjar använda kassaregistret ska det anmälas till Skatteverket. Det kan göras på två sätt. Antingen anmäler du själv i Skatteverkets e-tjänst för kassaregister med e-legitimation. Eller så låter du leverantören sköta anmälan – många kassaleverantörer erbjuder det när du köper kassan. Då utser du en person hos leverantören som registreringsombud för ditt företag, direkt i e-tjänsten eller på blankett. Ansvaret för att anmälan är gjord och stämmer ligger ändå kvar på företaget, så kontrollera i e-tjänsten att kassaregistret finns registrerat innan du börjar sälja.

Anmälan innehåller uppgifter om kontrollenheten eller kontrollsystemet (beteckning, modell, tillverkningsnummer och adress), om kassaregistret (beteckning, modell eller program, tillverkningsnummer och kontrollremsa eller journalminne) samt företagets namn och adressen där kassaregistret används. De tekniska uppgifterna får du av leverantören.

Gör du anmälan själv måste du vara behörig företrädare: du som har enskild firma eller är ensam firmatecknare i ett bolag. Har bolaget flera firmatecknare kan de bara läsa uppgifterna och behöver utse ett registreringsombud – det kan vara någon i företaget eller hos leverantören.

Ändras förhållandena – till exempel om du skaffar ett kassaregister till, byter ut det, säljer det eller flyttar verksamheten – ska du anmäla det inom två veckor. Ett driftsavbrott som inte går att åtgärda under försäljningsdagen ska anmälas så snart som möjligt. Slutar du använda kassaregistret ska det avanmälas.

Måste man göra kassarapport varje dag?

Ja. För varje dag med försäljning ska kassan stängas och en Z-dagrapport tas fram. Men det betyder inte att du måste bokföra varje dag – det är två olika saker.

När ska kassarapporten bokföras – och vad får summeras?

Ja, om försäljningen registreras i ett kassaregister. Huvudregeln i bokföringslagen är att kontanta in- och utbetalningar bokförs senast påföljande arbetsdag. Enligt Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2013:2 punkt 3.10) får bokföringen dock skjutas upp till 50 dagar efter utgången av den månad då försäljningen skedde, när betalningarna registrerats i ett certifierat kassaregister.

En gemensam verifikation för vanlig kontantförsäljning ska avse en dags försäljning. Du kan samla bokföringsarbetet till en senare tidpunkt inom reglernas tidsgränser, men det gör inte en hel veckas eller månads försäljning till en enda daglig verifikation. Vecko- och månadsläget i kalkylatorn är därför ett avstämningsunderlag.

Spara varje dags Z-rapport, journalminne eller kontrollremsa och betalningsspecifikationer. Underlagen ska kunna följas till de dagsvisa bokföringsposterna och delas upp per momssats och betalningssätt. Utan kassaregister gäller huvudregeln om påföljande arbetsdag; särskilda undantag ska bedömas separat.

Hur bokförs kortbetalningar och Swish?

Kortbetalningar kommer inte in på bankkontot samma dag och dras ofta av med en avgift. Bokför dem därför först som en fordran på kortinlösaren på konto 1580. När utbetalningen kommer bokas fordran bort mot 1930 och avgiften bokförs som bankkostnad. Kommer utbetalningen som en klumpsumma för flera dagar ser du direkt på saldot på 1580 om något saknas.

Swish hamnar normalt på företagskontot samma dag och kan bokföras direkt mot 1930. Stäm av Swish-summan i Z-rapporten mot banken – skillnader beror ofta på Swish som tagits emot utanför kassan.

Vad gör man vid kassadifferens?

Jämför räknad kassabehållning med ingående kassa plus kontant försäljning och övriga insättningar, minus uttag. Underskott betyder att det fattas pengar, överskott att det finns för mycket. Växelkassan ska hanteras på samma sätt i ingående och räknat saldo. För en period används saldot vid periodens början och slut, inte summan av dagarnas saldon.

Försäljningen och momsen bokförs alltid enligt Z-rapporten – kassadifferensen påverkar normalt inte momsen. Differensen bokförs separat mot kassakontot 1910. Små, enstaka differenser är normala. Stora eller återkommande differenser ska utredas, eftersom de kan tyda på felslag, oregistrerad försäljning eller svinn. Notera på kassarapporten vem som räknade, belopp och eventuell förklaring.

Hur länge måste kassarapporter sparas?

Kassarapporter är räkenskapsinformation och ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller Z-rapporterna och övriga underlag som avstämningar och kassaregistrets journal.

Nya regler för kassaregister 2027

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets föreskrift SKVFS 2021:17. Ett kassaregister med journalminne ska då kunna ta fram registreringarna i XML-format. Kontrollera med din kassaleverantör att systemet är uppdaterat före årsskiftet.

Vad händer om man inte följer reglerna?

Skatteverket gör oanmälda kontrollbesök. Saknas kassaregister trots skyldighet, är det inte anmält eller erbjuds kunden inte kvitto kan företaget få en kontrollavgift: 12 500 kr första gången och 25 000 kr om det upprepas inom ett år. Brister i kassahanteringen kan också leda till skönstaxering om försäljningen inte går att kontrollera.