Skriva kvitto

Vad ska ett kvitto innehålla?

Bokföringsexempel: kvitto på 500 kr inklusive 25 % moms, betalt med kort

Bokföringsexempel: köp av begagnad hylla från privatperson för 800 kr kontant

Vad ska ett kvitto innehålla?

Ett kvitto är ett bevis på att något har sålts och betalats. För bokföringen är det en verifikation, och enligt bokföringslagen ska en verifikation visa när affärshändelsen inträffade, vad den avser, beloppet och vem motparten är.

Kommer kvittot från ett momsregistrerat företag är det oftast en förenklad faktura. Den ska enligt mervärdesskattelagen innehålla datum, uppgifter som identifierar säljaren, vad som har sålts och momsen som ska betalas – eller uppgifter som gör att momsen kan räknas fram.

Kvitto eller faktura – gränsen på 4 000 kr

Ett företag får använda en förenklad faktura – i vardagligt tal ett kvitto – när totalbeloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Är beloppet högre ska du skriva en fullständig faktura med bland annat köparens namn och adress, ditt momsregistreringsnummer, ett unikt löpnummer, momsen per momssats och datum för leveransen.

Köper du något själv till företaget för mer än 4 000 kr, be säljaren om en faktura i företagets namn. Annars kan du få problem med avdraget för ingående moms.

Kvitto från privatperson

Säljer du något som privatperson – till exempel en begagnad möbel, ett verktyg eller en bil – till ett företag behöver företaget ett kvitto som underlag i bokföringen. Kvittot ska visa datum, ditt namn och gärna din adress, vad som har sålts, priset och hur det betalades. Skriv gärna under kvittot och låt köparen få ett exemplar.

En privatperson tar inte ut moms. Därför ska kvittot inte visa någon moms, och företaget som köper kan inte dra av moms på köpet. Hela beloppet bokförs som en kostnad eller en tillgång.

Säljer du över disk? Då gäller kassaregisterreglerna

Den här mallen är till för enstaka försäljningar, köp från privatpersoner och företag som inte omfattas av kravet på kassaregister. Säljer ditt företag mot kontant betalning – där kort och Swish också räknas – för mer än fyra prisbasbelopp om året måste försäljningen registreras i ett kassaregister, och kunden ska erbjudas ett kvitto från kassaregistret. Läs mer i guiden om kassarapport.

Hur länge ska kvitton sparas?

Kvitton är räkenskapsinformation och ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Du får spara dem digitalt. Har kvittot sparats digitalt på ett betryggande sätt får pappersoriginalet i regel förstöras.

Termiska papperskvitton bleknar ofta efter något år. Fotografera eller skanna dem direkt, så att du inte förlorar underlaget.

Hur bokför man ett kvitto?

Bokför beloppet exklusive moms på ett kostnadskonto som passar köpet, momsen på konto 2641 Ingående moms och betalningen mot kassan (1910) eller företagskontot (1930). Kvitton från privatpersoner bokförs utan moms.

Kalkylatorn ovan visar ett bokföringsförslag för köparen. Välj det kostnadskonto som passar köpet bäst.

Spara kvittot i Digital brevlåda

Har du ett UNIKBOK-konto laddar du upp kvittot – som bild eller PDF – i företagets digitala brevlåda. Där tolkas kvittot automatiskt, kopplas mot banktransaktionen och blir ett färdigt bokföringsförslag. Kvitton du får på papper fotograferar du med mobilen och laddar upp på samma sätt.