UNIKBOK

Vad säger bokföringslagen?

Bokföringslagen (1999:1078) är grunden för all bokföring i Sverige. Den bestämmer vem som måste bokföra, hur bokföringen ska gå till och hur länge underlagen ska sparas. Här går vi igenom lagens viktigaste krav, och vem som bär ansvaret när en redovisningsbyrå sköter arbetet.

Vem är bokföringsskyldig?

Enligt 2 kap. bokföringslagen är bland annat följande bokföringsskyldiga:

  • Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar.
  • Fysiska personer som bedriver näringsverksamhet, alltså enskilda firmor.
  • Ideella föreningar och stiftelser under vissa förutsättningar, till exempel när de bedriver näringsverksamhet.

Grundkravet i lagen är att bokföringen ska fullgöras enligt god redovisningssed (4 kap. 2 §). Vad god redovisningssed innebär i praktiken utvecklas främst i Bokföringsnämndens allmänna råd.

Lagens viktigaste krav

Löpande bokföring i två ordningar

5 kap. 1–2 §§ bokföringslagen

Alla affärshändelser ska bokföras så att de kan presenteras både i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning (huvudbok).

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Bokföringsnämnden har allmänna råd om hur mycket senare icke-kontanta händelser får bokföras.

En verifikation för varje affärshändelse

5 kap. 6–7 §§ bokföringslagen

Varje bokföringspost ska ha en verifikation. Verifikationen ska visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp, motpart och ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken som gör att den kan kopplas till bokföringen.

Kvitton, fakturor och avtal är underlag – det är kopplingen till en numrerad verifikation som gör dem till en del av räkenskapsinformationen.

Rättelser får inte sudda ut det som var fel

5 kap. 5 § bokföringslagen

Ett fel i bokföringen rättas genom en ny verifikation eller en rättelse som tydligt visar vad som ändrats, när det gjordes och vem som gjorde det. Ursprungliga uppgifter får inte raderas eller skrivas över så att de inte längre går att läsa.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

5 kap. 11 § bokföringslagen

Företaget ska kunna visa hur bokföringen är organiserad: vilken kontoplan och vilka system som används, hur underlag hanteras och hur uppgifter förs mellan system. Det ska också gå att följa hur en post har behandlats från verifikation till rapport.

Avslutning av räkenskapsåret

6 kap. bokföringslagen

Bokföringen ska avslutas med ett årsbokslut eller en årsredovisning. Aktiebolag upprättar alltid en årsredovisning. Mindre enskilda firmor får göra ett förenklat årsbokslut.

Arkivering i sju år

7 kap. bokföringslagen

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den ska vara varaktig, lätt åtkomlig och gå att läsa utan särskilda hjälpmedel eller med utrustning som finns tillgänglig.

Sedan de moderniserade arkiveringsreglerna 2024 får pappersunderlag i regel förstöras när de har överförts till digital form på ett betryggande sätt.

Vem bär ansvaret – företaget eller redovisaren?

Det här är den vanligaste missuppfattningen. Ansvaret enligt bokföringslagen ligger alltid kvar hos företaget, även när en redovisningsbyrå gör hela bokföringen. I ett aktiebolag är det styrelsen och vd som ansvarar, i en enskild firma ägaren själv. Företaget kan lämna över arbetet, men inte ansvaret.

Företagets ansvar

  • Lämna fullständiga och korrekta underlag i tid.
  • Se till att räkenskapsinformationen arkiveras på rätt sätt i sju år.
  • Kontrollera att bokföringen faktiskt blir gjord och att resultatet är rimligt.

Redovisningskonsultens ansvar

  • Uppdragsavtalet: Konsulten ansvarar mot kunden för att utföra det som avtalats fackmässigt och kan bli skadeståndsskyldig vid fel. Ett tydligt uppdragsavtal som beskriver vem som gör vad är därför viktigt för båda parter.
  • Straffrättsligt: Bokföringsbrott (11 kap. 5 § brottsbalken) riktar sig mot den bokföringsskyldige, men en konsult som medvetet medverkar till felaktig bokföring kan dömas för medhjälp.
  • Penningtvättslagen: Den som yrkesmässigt tillhandahåller bokföringstjänster är verksamhetsutövare enligt penningtvättslagen (2017:630). Det innebär krav på kundkännedom, riskbedömning och rapportering av misstänkta transaktioner till Finanspolisen. Tillsynen sköts av länsstyrelsen.
  • Branschstandard: Många byråer arbetar enligt REKO, Svensk standard för redovisningstjänster, som beskriver hur uppdrag ska planeras, utföras och dokumenteras.

Vanliga brister i bokföringen

  • Underlag saknas eller går inte att koppla till en verifikation.
  • Verifikationer har ändrats eller raderats i stället för att rättas.
  • Bokföringen släpar efter, särskilt kontanta händelser.
  • Systemdokumentation saknas, så att det inte går att förstå hur bokföringen är upplagd.
  • Underlag sparas på ett sätt som inte är varaktigt eller lätt åtkomligt.

Vanliga frågor om bokföringslagen

Vem ansvarar för bokföringen om en redovisningsbyrå sköter den?

Ansvaret enligt bokföringslagen ligger alltid kvar hos företaget – i ett aktiebolag hos styrelsen och vd, i en enskild firma hos ägaren. Företaget kan överlåta arbetet, men inte ansvaret. Redovisningskonsulten ansvarar mot kunden enligt uppdragsavtalet.

Hur länge ska bokföringen sparas?

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Får man ta bort en felaktig verifikation?

Nej. Fel rättas med en rättelse eller en ny verifikation, och det ska framgå när rättelsen gjordes och av vem. Det ursprungliga ska fortfarande gå att läsa.

Vad är bokföringsbrott?

Bokföringsbrott innebär att den som är bokföringsskyldig inte bokför, inte bevarar räkenskapsinformation eller lämnar oriktiga uppgifter, så att verksamhetens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning inte kan bedömas. Det regleras i 11 kap. 5 § brottsbalken och kan ge fängelse.

Omfattas redovisningskonsulter av penningtvättslagen?

Ja. Den som yrkesmässigt tillhandahåller bokföringstjänster är verksamhetsutövare enligt penningtvättslagen och står under tillsyn av länsstyrelsen.

Bokför enligt reglerna med UNIKBOK

I UNIKBOK får varje affärshändelse en numrerad verifikation med underlaget kopplat direkt, och kvitton och fakturor sparas digitalt i Digital brevlåda. För redovisningsbyråer fungerar det för flera bolag med samma inloggning.

Prova UNIKBOK gratis i 2 månader

Läs mer

Hur gör man bokslut? | Skanna och spara kvitton | Årsredovisning | Smart bokföringsprogram