UNIKBOK

Bokföra själv – även om du inte är redovisare

Du behöver inte kunna debet och kredit för att sköta företagets löpande bokföring. Med rätt arbetssätt handlar det om tre saker: att allt finns på banken, att varje betalning har ett underlag och att du väljer vad köpet gällde. Här visar vi hur det går till i UNIKBOK – ett automatiskt bokföringsprogram – steg för steg.

Grundidén: banken är facit

Nästan varje affärshändelse syns som en transaktion på företagskontot. Om varje transaktion har ett underlag och är bokförd, och bokföringens saldo stämmer med banken, är den största delen av arbetet gjord. Det är den principen UNIKBOK är byggt kring.

Så gör du, steg för steg

  1. Hämta kontoutdraget från banken och importera det

    Allt börjar i banken, eftersom nästan varje affär syns som en betalning in eller ut på företagskontot. Logga in på din internetbank och ladda ner kontoutdraget för perioden du ska bokföra, antingen som CSV-fil eller som PDF. En CSV-fil är en enkel tabell med datum, text och belopp. De flesta banker har en knapp som heter ungefär Exportera eller Ladda ner under kontoöversikten.

    Gå sedan till Bank i UNIKBOK och importera filen. Varje rad i kontoutdraget blir en banktransaktion i UNIKBOK, så att du ser exakt vad som har hänt på kontot – och vad som ska bokföras.

    Gör likadant med skattekontot. Logga in på Skatteverkets e-tjänst Skattekonto, ladda ner transaktionerna som CSV-fil och importera filen på samma ställe under Bank i UNIKBOK. Då kommer även det som händer på skattekontot med i bokföringen – till exempel inbetalningar, debiterad preliminärskatt, moms, arbetsgivaravgifter och räntor.

    Vill du slippa ladda ner filer varje gång? Då kan du i stället ansluta banken direkt till UNIKBOK, så hämtas transaktionerna automatiskt. Det är helt valfritt – importen av fil fungerar lika bra.

    Så importerar du bank och skattekonto

  2. Fota kvitton och fakturor direkt i mobilen

    Varje affärshändelse behöver ett underlag. Fotografera kvittot med mobilen, ladda upp en PDF eller mejla fakturan till din digitala brevlåda. UNIKBOK läser av datum, belopp och moms åt dig, och underlaget sparas digitalt.

    Så skannar du kvitton

  3. Låt systemet matcha kvittot mot banken

    UNIKBOK letar upp banktransaktionen som hör till kvittot och föreslår en matchning. Du ser direkt vilka betalningar som saknar underlag och vilka kvitton som inte har någon betalning – det är de två listorna du behöver hålla tomma.

  4. Välj en färdig bokföringsmall

    Här slipper du kunna debet och kredit. Du väljer vad köpet gäller – till exempel dator, hyra, telefon, reklam eller resa – och mallen väljer rätt konton och rätt moms. UNIKBOK har över 50 mallar för vanliga affärshändelser, och systemet kommer ihåg vilka konton du brukar använda.

  5. Granska och bokför

    Kontrollera att datum och belopp stämmer, och bokför. Varje post får en numrerad verifikation med underlaget kopplat, precis som bokföringslagen kräver. Blev något fel rättar du det med en rättelse – ingenting behöver raderas.

    Vad säger bokföringslagen?

  6. Fakturera kunderna från samma system

    När du skapar och skickar kundfakturor i UNIKBOK hänger försäljningen ihop med bokföringen. Betalningen från kunden kan sedan matchas mot fakturan när den kommer in på banken.

    Skapa en kundfaktura

  7. Följ rapporterna och redovisa momsen

    Resultatrapport, balansrapport och momsrapport uppdateras direkt när du bokför. När det är dags för momsdeklarationen har du underlaget klart.

En rutin som håller bokföringen i ordning

  • Direkt: Fota kvittot när du betalar, innan det försvinner.
  • Varje vecka: Importera veckans kontoutdrag (eller låt bankkopplingen hämta det), godkänn matchningarna och bokför.
  • Varje momsperiod: Kontrollera att inga betalningar saknar underlag och ta fram momsrapporten.
  • Varje år: Gör bokslutet, själv eller med hjälp av en redovisningskonsult.

Läs mer i guiden Hur gör man bokslut?

När är det klokt att ta hjälp?

Att sköta den löpande bokföringen själv fungerar bra för många småföretag. Ta hjälp av en redovisningskonsult när du gör bokslut och årsredovisning, vid större investeringar eller ovanliga affärer, och när du är osäker. I UNIKBOK kan du bjuda in din konsult till samma företag, så att ni arbetar i samma bokföring.

Vanliga frågor

Kan man göra bokföringen själv utan att vara redovisare?

Ja. För många småföretag med ett begränsat antal affärshändelser går det bra att sköta den löpande bokföringen själv, särskilt med ett program som matchar bank och kvitton och har färdiga bokföringsmallar.

Måste jag kunna debet och kredit?

Nej, inte för den vanliga löpande bokföringen. Bokföringsmallarna väljer konton och moms åt dig. Det är ändå bra att förstå grunderna, eftersom det gör det lättare att se när något inte stämmer.

Hur ofta ska jag bokföra?

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag, och andra affärshändelser så snart det kan ske. Många tycker att det fungerar bäst att sätta av en stund varje vecka.

När bör jag ta hjälp av en redovisningskonsult?

Vid bokslut och årsredovisning, vid ovanliga affärshändelser som större investeringar eller bilköp, och när du är osäker på hur något ska bokföras. Du kan sköta den löpande bokföringen själv och låta en konsult göra bokslutet i samma system.

Vem ansvarar om det blir fel?

Ansvaret för bokföringen ligger alltid hos företaget, oavsett om du gör den själv eller anlitar någon. Därför är det viktigt att underlag sparas och att fel rättas på rätt sätt.

Prova att bokföra själv i UNIKBOK

Importera ditt första kontoutdrag, fota några kvitton och se hur matchning och mallar gör jobbet. Du kan testa alla funktioner gratis i två månader.

Prova UNIKBOK gratis i 2 månader

Läs mer

Automatiskt bokföringsprogram | Automatisk bokföring | Bankkoppling | Bokföring i mobilen | Smart bokföringsprogram